Concepto del Sistema Interno de Información

Es el medio que pone Seranco a disposición de las personas informantes para que puedan llevar a cabo la comunicación de buena fe de potenciales incumplimientos o infracciones en el seno de la compañía o en su ámbito de actuación, tanto por parte de la propia compañía como de sus trabajadores, de profesionales vinculados y de sus directivos.

La comunicación que realice el Informante ha de ser llevada a cabo desde la rectitud, con convicción a la verdad o exactitud de su objeto, hechos y personas sobre las que verse, con independencia de que, posteriormente, se verificara que era errónea o equivocada.

En el supuesto de que el Informante hubiera realizado la comunicación de mala fe, con conocimiento y convicción de la falsedad de su contenido o de lo ilícito del medio utilizado para su conocimiento será inadmitida por Seranco tras suprimir los datos personales que se contengan en ella y con independencia de las responsabilidades en las que pudiera incurrir el Informante en relación con las Personas Afectadas por la comunicación.

Este sistema no constituye en ningún caso un buzón de quejas y/o sugerencias ni de información sobre relaciones comerciales

Potenciales incumplimientos o infracciones que se pueden comunicar en el Sistema Interno de Información

Se pueden interponer comunicaciones relativas a las siguientes materias:

• laboral, igualdad y acoso.
• legislación penal.
• legislación administrativa, cuando se trate de infracciones graves o muy graves.
• protección de datos.
• derecho de la Unión Europea en materia de contratación y adjudicación pública; servicios, productos y mercados financieros; prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo; seguridad y conformidad de productos comercializados en la UE; seguridad del transporte; protección del medio ambiente; protección frente a radiaciones y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos, piensos, seguridad y bienestar animal; salud pública; protección de los consumidores; protección de la privacidad y de los datos personales, así como de la seguridad en redes y bases de información.
• seguridad y salud en el trabajo
• Código Ético y de Conducta de Seranco y Sistema de Gestión de Riesgos Penales y Anticorrupción de Seranco.

Destinatarios del Sistema Interno de Información de Seranco

El Sistema Interno de Información se dirige a empleados, trabajadores autónomos o bajo la dirección de terceros como contratas, subcontratas y proveedores, extrabajadores, candidatos, voluntarios, becarios, trabajadores en periodo de formación, accionistas, partícipes y personas del órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa e incluso los miembros no ejecutivos o cualquier otro tercero que mantenga una relación con Seranco dentro de un contexto laboral o profesional.

Garantías del Sistema Interno de Información de Seranco

• accesibilidad: pueden comunicarse los incumplimientos bajo la forma que se prefiera, identificándose o de forma anónima.
• protección de datos: se va a mantener la confidencialidad en todo momento.
• efectividad: todas las comunicaciones recibidas serán tratadas para que la organización sea el primer conocedor de las mismas.
• imparcialidad: las comunicaciones se tratarán siempre objetiva e imparcialmente, con independencia de quién realice la comunicación y/o sobre quién verse, sin privilegios ni diferencias.
• presunción de inocencia: se garantiza la presunción de inocencia, el derecho de defensa y la salvaguarda del derecho al honor de las partes afectadas por la comunicación.
• no represalias: está totalmente prohibido y se garantiza que no se podrán adoptar represalias contra las personas informantes de buena fe.
• transparencia: se proporcionará información a la persona informante cuando lo requiera, así como a la/s persona/s afectada/s en relación con el estado en que se encuentra la investigación.

Derechos de la persona informante

• presentación de su comunicación bajo la modalidad que desee, identificándose o de forma anónima.
• respeto de sus derechos de protección de datos de carácter personal.
• recepción de acuse de recibo de su comunicación en un plazo no superior a siete días naturales desde la recepción.
• solicitud de información adicional.
• solicitud de que se le informe o que no se le informe más sobre el estado del procedimiento.
• a que se dé respuesta a las actuaciones de investigación en un plazo máximo de tres meses, ampliable en otros tres meses en función de la complejidad de la investigación.
• respeto de sus derechos de protección de datos de carácter personal.
• acudir acompañado de abogado y/o representante de los trabajadores.
• ser informado de los hechos que se le atribuyen en la comunicación de forma comprensible.
• ser informado de la marcha de la investigación.
• comparecencia cuantas veces quiera, previa solicitud por escrito, en la investigación y a aportar información, declarar o solicitar diligencias de investigación dentro de los límites legales permitidos.

Canales para comunicar potenciales incumplimientos

Cada uno de estos potenciales incumplimientos se tramita por un canal distinto:

• laboral en el canal de recursos humanos: recursoshumanos@seranco.es
• acoso en el canal de acoso: canaldenunciasacoso@seranco.es
• igualdad en el canal de igualdad: igualdadSeranco@seranco.es
• protección de datos en el canal de protección de datos: protecciondatos@seranco.es
• resto de materias en el canal ético y de cumplimiento: canalconfidencial@Seranco.es

Modalidades para poder comunicar los potenciales incumplimientos

El Sistema Interno de Información de Seranco pone a disposición de los Informantes cuatro posibilidades de comunicación:

• correo electrónico: en las direcciones especificadas anteriormente.
• correo postal: Vía de las Castillas, 9A – Portal 2, 28224 Pozuelo de Alarcón (Madrid).
• buzón de voz en el número 91 088 00 85.
• reunión Presencial: en la sede de Seranco situada en Vía de las Dos Castillas, 9A – Portal 2, 28224 Pozuelo de Alarcón (Madrid).

Se pone a disposición modelo de comunicación por si fuera de interés su utilización.

Derechos de protección de datos de carácter personal

El Sistema Interno de Información de Seranco cumple con la legislación en materia de Protección de Datos. Se protege tanto la identidad del informante como de la persona afectada por la información comunicada que serán, en todo caso, reservadas. Igualmente, sucederá con todos los datos personales que se contengan en la comunicación, así como durante la investigación.

Tendrán únicamente acceso a la identidad y datos personales que se contengan en el Sistema Interno de Información de Seranco y siempre dentro del ámbito de sus competencias y funciones las siguientes personas:

• responsable del Sistema Interno de Información y quién lo gestione.
• responsable de Recursos Humanos.
• responsable de Seguridad de Protección de Datos
• encargados del tratamiento, cuando se tenga externalizado el sistema o parte de éste.

No obstante, será lícito el tratamiento de los datos por otras personas distintas a las enumeradas anteriormente, o incluso la comunicación a terceros cuando resulte necesario para adoptar medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan:

La información específica relativa al tratamiento de datos personales dentro del Sistema Interno de Información es la siguiente:

• responsable del Tratamiento: Seranco, S.A.U. con Número de Identificación Fiscal A-79189940 con domicilio social en: Vía de las Dos Castillas 9A – Portal, 2, 28224 Pozuelo de Alarcón (Madrid).
• finalidad del tratamiento de datos y legitimación: La finalidad del tratamiento de datos radica en la gestión de las comunicaciones facilitadas por los informantes y, si procede, la investigación de aquellos hechos que, indiciariamente, pudieran ser contrarios o constituir infracciones de (i) derecho de la unión europea, (ii) infracciones penales, (iii) infracciones administrativas graves o muy graves, (iv) infracciones del Código Ético y de Conducta de Seranco, (v) infracciones relacionadas con el Sistema de Gestión de Riesgos Penales y Anticorrupción de Seranco, (vi) infracciones en materia de protección de datos e (vii) infracciones en materia laboral (seguridad, salud, acoso e igualdad). La legitimación del tratamiento de datos se fundamenta en la obligación legal derivada de los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 y 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo y artículo 10 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
• destinatarios: Sus datos no serán cedidos salvo obligación legal, que serán remitidos según corresponda a las Fuerzas o Cuerpos de Seguridad del Estado, a la Administración de Justicia y/o a la Administración Pública competente.
• plazo de conservación: Las comunicaciones, datos personales y demás información que proporcione el informante serán conservados durante un plazo máximo de tres meses, salvo que se prorrogue la investigación tres meses más, sumando un total de seis meses. En caso de que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Sistema Interno de Información, se procederá al bloqueo previsto en el artículo 3/2018. En el supuesto de las comunicaciones anónimas, éstas únicamente constarán de forma anonimizada.
• derechos del interesado: El informante podrá ejercer los derechos relativos al acceso, supresión, rectificación, oposición, limitación de datos, portabilidad así como el derecho a retirar el consentimiento prestado dirigiéndose al Responsable de Seguridad de Protección de Datos en la dirección de correo electrónico protecciondatos@Seranco.es. Igualmente, puede presentarse una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.agpd.es).

Puede consultar el resto de aspectos de protección de datos en la Política de Privacidad de Seranco: https://seranco.es/politica-de-privacidad/.

Canal Externo de Información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I)

El informante puede realizar, también, directamente la comunicación a la Autoridad Independiente de Protección al Informante, (A.I.I.), Autoridad encargada de ostentar y gestionar el Canal Externo de Información. Con independencia de que en Madrid no se haya constituido la Autoridad Independiente de Protección al Informante, puede acudir usted al canal de denuncias habilitado por la Comunidad de Madrid, denominado Canal del Informante y accesible a través del siguiente enlace: https://comunidad.madrid/transparencia/canal-del-informante.

Igualmente podrá el Informante dirigirse a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado (Cuerpo Nacional de Policía, Guardia Civil, Policía Municipal, etc.) o a la Autoridad Judicial Pertinente.

Modelo de Comunicación